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As férias de fim de ano estão chegando e sei que você vai precisar escrever uma mensagem automática de ausência. Em inglês elas são chamadas de autoresponders ou (automatic) vacation responders. É evidente que alguns pequenos deslizes de gramática ou a falta de uma preposição não chegam a prejudicar a compreensão. No entanto, um texto feito sem cuidado pode transmitir uma imagem de desleixo, principalmente em um e-mail profissional. Siga, portanto, estas orientações para causar uma boa impressão na sua ausência, e curta as férias numa boa!

1. I am ou I will be?

Prefira a segunda opção. Você pode começar o texto com “I will be” porque geralmente você vai incluir as datas de início e término de sua ausência. Embora não seja incorreto dizermos “I am out of the office till Thursday“, essa alternativa dá uma conotação mais informal. Se quiser, comece com um agradecimento, do tipo “Thank you for your e-mail.” antes de dizer que está ausente.

2. Out of office ou out of THE office?

As mensagens são geralmente chamadas de “out-of-office messages“, mas a inclusão do artigo definido “the” antes de “office” é, a meu ver, salutar. Em vez de “out of the office“, você pode optar por “away from the office“. A inclusão do advérbio “currently” é também uma boa opção, como em “I am currently out of the office“.

3. De (data) a (data)

• … from (date) to (date).
• … until (date).
• … starting (date) and returning on (date).
• … starting (date) and not returning until (date).

Pode-se usar “till” em vez de “until“? Pode, sem problema, mas tenha cuidado com as grafias porque “until” só tem um “L”, mas “till” tem dois! Se você for especificar o dia em frases sem “until / till“, lembre-se de que a preposição usada é “on“.

4. Cuidado com as datas!

Estamos acostumados a escrever (e falar!) as datas em português na seguinte ordem: dia-mês-ano. Em inglês, a ordem é, geralmente, mês-dia-ano. Até aí não há novidade nenhuma. O problema é que na pressa de pegar a estrada ou o avião, acabamos nos esquecendo dessa regrinha básica. Portanto, tenha cuidado ao dizer que vai voltar das férias, por exemplo, no dia 12 de fevereiro de 2012, porque se você escrever 12/02/2012, podem achar que você só volta em dezembro! Nesses casos, o ideal é usar os nomes dos meses por extenso ou a abreviação em inglês, assim: “February 12, 2012” ou “Feb 12, 2012“.

5. Com acesso limitado / sem acesso a e-mail

• …with limited email access.
• …with limited acess to e-mail.
• Response to e-mail (and voicemal) may be slower than usual.
• …with no access to e-mail.

6. Responderei sua mensagem …

• I will respond to your message when I return to the office on (date).
• I will reply to your message as soon as I return.
• I will reply as soon as I get back to the office.

7. Em caso de urgência …

• If your need is urgent, …
• If you require an immediate response, …
• In case you need assistance before then, …
• For immediate needs, …
• For urgent issues, …
• If it’s an urgent matter, …
• If you need immediate assistance, …
• If this is urgent, …
• If this is an emergency, …

8. Entre em contato com …

• You can reach (name) at (e-mail address)
• Please contact (name) at (e-mail address)

9. Abreviações

Procure evitar o uso de abreviações que podem não ser conhecidas por algumas pessoas. Além disso, elas podem dar um caráter muito informal em ambientes profissionais. Evite, portanto, construções do tipo “I am currently OOO (out of office)“, “Pls note that from …“, “Tks + Brgds (Best regards)“. Essas formas são muito práticas, mas são equivalentes a “vc”, “pq” e “tbm”. Embora sejam ideais para o MSN, não são adequadas à linguagem profissional.

10. Dicas de etiqueta e segurança

• Lembre-se de que todas as pessoas que enviarem um e-mail para você durante sua ausência irão ler a resposta automática. O texto deve ser, portanto, adequado para colegas de trabalho, o/a chefe, clientes, amigos, parentes,  etc.
• Não escreva informações muito detalhadas sobre o local em que você está passando as férias. Além de não ser muito profissional, você deve sempre pensar em sua segurança.
• Não se recomenda a divulgação de telefones celulares de colegas da empresa também por questão de segurança. Se necessário, coloque o e-mail da pessoa que estiver em seu lugar. Além disso, a pessoa que te procurou entrou em contato por e-mail. Nesses casos, o ideal é oferecer uma alternativa, mas com o mesmo meio de comunicação.
• Os principais provedores de e-mail (Yahoo!, Gmail etc.) dão a possibilidade de você só enviar a resposta automática para quem estiver em sua lista de contatos. Essa medida evita a ação de programas de spam.
• Não se esqueça de desativar a resposta automática quando voltar! ;-) Isso, é claro, se o seu programa não tiver o recurso de incluir as datas de início e término de sua ausência. Nesse caso, ele sozinho desabilita a mensagem automática quando você regressar. Boas férias!

Gostou do texto? Você tem alguma frase ou expressão para acrescentar às sugestões apresentadas? Ficou faltando alguma coisa? Deixe sua opinião na seção de comentários abaixo. Críticas e elogios são sempre muito bem-vindos! Obrigado.

Sobre o Autor: Ulisses Wehby de Carvalho é intérprete de conferência (tradução simultânea), autor de 3 livros e responsável pelo blog Tecla SAP.